如何与教授用电子邮件联系（转自豆瓣）

七厘米蔚蓝 · 发表于 2013-7-26 11:55

以后我会慢慢把我之前收藏的实用帖发到这里，希望对大家有帮助哈

“邮件的写作规范及修辞”，才想起曾经也写过这个问题。这些东西是我刚来美国的时候，参加一个讲授如何写邮件的讲座的笔记，那时候我还没怎么写过事务性的邮件。现在近两年过去了，我大概平均每周要收一百封邮件，发二三十封邮件，所以对如何写邮件也有了一些新的体会。在笔记里，我把新添的东西写在[]里。

  注：这事儿没有一定之规，只要掌握原则（即第六条和第十一条）就好。具体的写法其实不必拘泥。笔记里的这些“规矩”，也都是可以随着人际关系和具体情境的不同而变化的。

  补一句有关“套磁”的吐槽：如果你没看过教授的论文，对其研究很不了解，邮件里通篇只有两个意思：今年招人么？你看我合适么？那也就别怪人家不回复了。你再怎么语言得体，再怎么消极礼貌，都没用。

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1. 邮件主题（subject）不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。

[RDX童鞋的补充：关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人，以及主要是什么事。很多教授只看主题。]

2. 在第一封邮件中称呼对方，两种正式的方法如下。其他的方式都是错误的。（例如Prof.、Hello、全名云云）

  Dear Dr. *** /Dear Professor ***（***是姓）

[一定要看清楚对方的简历，确认其确实有博士学位，才能用Dr，不然以后会很尴尬的…… Professor就无所谓，Assistant Professor也是Professor。（可千万别写Assistant Professor ***！=.=）]

3. 收到回信后，可以根据对方的落款，决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字（first name），那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写，那么下一次仍然要用正式称呼。不过，在任何时候，用正式称呼都是保险的。

[如果是联系不认识的教授，最好在见面之前始终用正式称呼；如果是自己的导师或系里的经常会打交道的教授，那么可以尽快转到first name，可以拉近彼此的距离。此外，自己的身份和所处地方的文化也有很大影响。我曾经听一个美国朋友说，本科生称呼教授的first name，是很不可想像的事情；也曾听另一个美国朋友说，她在中北部某校读硕士时，两年下来都一直称自己导师是Dr.某，而且周围的同学也全是这个规矩。]

4. 正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：My name is *** （全名），and I am … 例如：

  My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s College, Oxford.

5. 正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。

[这句话挺重要的，因为它要在你和这个陌路教授之间建立第一道关联。有人推荐当然最好，比如这个教授的同事某某某推荐你去找她，因为某某原因，那么把这个环节表述清楚即可。如果无人推荐（更常见的情况），一定要说清楚原因，例如刚刚看了人家的一篇新作云云（你要确实看过才能这么说），不然人家可能就不往下读了。]

6. 接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”（negative politeness）。常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态。

[这是最最重要的两个原则之一。我几乎每天都会在各类邮件里看到这个原则，无论是学生对教授、教授对学生、教授对教授、还是学生对学生。后来我修常人方法学的课程，读到Goffman、Brown和Levinson，真是拍案叫绝。若想深入理解“消极的礼貌”，请读：Brown, P., & Levinson, S. C. (1987). Politeness: Some Universals in Language Usage. Cambridge University Press.]

7. 避免使用I want和I would like，实在要用，就用I would love。最坏最坏，也要用I wanted代替。

[我从来没见过有人说I want或者I would like，即使是教授对学生。]

8. 多用I was wondering if（一定要用was，而不是I wonder或I am wondering）。

[打交道多了，可以不必拘泥于此。例如也可以说I wondered... 甚至shall we... 如果是自己的导师，或者工作往来很密切的教授，一天到晚说“I was wondering if”，过分礼貌，其实也挺奇怪的。]

9. 多用would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力。例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）

  Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?

[很常用，我也经常收到教授用这个句法给我写的邮件。]

10. 避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。

[这个规矩最宽松，但不熟的人还是不要用please为好。]

11. 提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。

[这是最最重要的两个原则之二。]

12. 结尾必然要感谢。最正式的表达是：

  Thank you, and I look forward to hearing from you.

[后半句委婉地暗示着你希望她回复你的邮件。]

13. 落款之后的正式礼节问候是：Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。

[熟了之后就可以多姿多彩了，例如可以写：Best, Cheers, Regards, See you soon, Nice weekend, 云云。或者学我们一个心理测量学家，写：Make sense. 不过，最常用也最百搭的一个或许是：Thanks. 尽管你可能根本没有提出请求，也可以用这个，谢什么呢？——谢谢对方花时间读了你的邮件。]

Source: Olinger, A. (with assistance from Avineri, N. & Gray M.). Email Etiquette at the University. October, 2010.